Privacy verklaring Recruitment

[See below for the English version.]

Bij Hot ITem Groep nemen we jouw privacy zeer serieus. Deze privacyverklaring beschrijft hoe we persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, delen en beschermen in het kader van onze wervings- en selectieactiviteiten (hierna te noemen recruitmentproces). We streven ernaar om transparant te zijn over de verwerking van jouw persoonsgegevens en om jouw privacy te allen tijde te respecteren. 

Wanneer je gegevens met ons deelt, omdat je geïnteresseerd bent om te werken bij de Hot ITem Groep, is de Hot ITem Groep de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw gegevens.

De Hot ITem Groep bestaat uit Hot ITem, Future Facts, Hot ITem Academy, HIBRID en DataTrust (hierna ‘Hot ITem’ genoemd), is gevestigd aan de Danzigerkade 19, 1013 AP te Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer: 3297973.

1. Verzamelde Persoonsgegevens

Om ons recruitmentproces uit te voeren en kandidaten te informeren over mogelijke kansen binnen Hot ITem, kunnen we de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen:

• Naam, adres, geslacht, contactgegevens (zoals e-mailadres, telefoonnummer).

• Profielinformatie zoals cv, werkgeschiedenis, opleidingsachtergrond, vaardigheden en kwalificaties.

• Andere informatie die je vrijwillig verstrekt tijdens het sollicitatieproces, zoals motivatiebrieven, referenties en eventuele aanvullende informatie.

• Persoonsgegevens die zijn aangeleverd door derden, zoals wervings-, assessments- of screeningbureaus.

• Tijdens het zoeken naar geschikte kandidaten kunnen wij openbare bronnen zoals zoekmachines en gedeelten van social media die niet zijn afgeschermd raadplegen en gebruiken om geschikte kandidaten te benaderen.

Bijzondere persoonsgegevens zoals etnische afkomst, gezondheid, vakbondslidmaatschap, politieke of religieuze overtuigingen, seksuele geaardheid evenals andere categorieën die door de wet worden onderkend als bijzondere persoonsgegevens verwerken wij niet. 

2. Onvolledige of onjuiste informatie

Je bent niet verplicht alle door ons gevraagde informatie te verstrekken, maar dit kan ertoe leiden dat jouw kandidatuur mogelijk niet wordt meegenomen voor de vacature waarop je solliciteert.

Bij Hot ITem waarderen we openheid en transparantie. We verwachten dat alle kandidaten die bij ons solliciteren, eerlijke en volledige informatie verstrekken over hun professionele achtergrond, vaardigheden en kwalificaties. Het verstrekken van onjuiste dan wel onvolledige informatie kan ertoe leiden dat je niet in aanmerking komt voor de vacature waarop je solliciteert.

3. Doeleinden van Gegevensverwerking

We verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Werving en selectie van geschikte kandidaten voor vacatures binnen Hot Item.

• Communicatie met kandidaten over vacatures, sollicitatievoortgang en andere relevante informatie met betrekking tot het recruitmentproces van Hot ITem.

• Verbetering van ons wervingsproces door te evalueren en te analyseren hoe kandidaten reageren op onze vacatures en sollicitatieprocedures.

• Het informeren van kandidaten over andere mogelijkheden binnen Hot ITem die passend kunnen zijn bij hun profiel en interesses.

4. Delen van Persoonsgegevens

We kunnen je persoonsgegevens delen met de volgende partijen: 

• Interne medewerkers van Hot ITem die betrokken zijn bij het recruitmentproces.

• Externe dienstverleners die ons ondersteunen bij wervingsactiviteiten, zoals recruitmentbureaus, assessmentspecialisten of HR-softwareleveranciers.

• Indien nodig en wettelijk vereist, kunnen we persoonsgegevens delen met overheidsinstanties of andere derde partijen om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of om onze rechten en eigendommen te beschermen.

5. Uitgangspunten bij de verwerking van persoonsgegevens

Uitgangspunt is dat we niet meer gegevens verwerken dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden zoals die hierboven beschreven zijn. De gegevens kunnen zowel in de EU (Europese Unie) als daarbuiten verwerkt worden. Verwerking buiten de EU vindt alleen plaats als er passende maatregelen zijn getroffen om te waarborgen dat de verwerking volgens de Europese regels (GDPR / AVG) plaatsvindt. 

6. Bewaartermijn

We bewaren uw persoonsgegevens alleen zo lang als noodzakelijk is om het recruitmentproces af te ronden (gedurende de looptijd van het recruitmentproces plus 4 weken na het afronden van het recruitmentproces van de betreffende functie), tenzij u toestemming heeft gegeven tot een langere bewaartermijn of een langere bewaartermijn wettelijk vereist of toegestaan is. Als u toestemming geeft voor een langere bewaartermijn, kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken via werken@hotitemgroep.nl.

De benoemde bewaartermijn stelt ons in staat om het recruitmentproces af te ronden, eventuele geschillen of vragen te behandelen en om potentiële toekomstige mogelijkheden te identificeren waarvoor u mogelijk geschikt bent. Na de bewaartermijn worden uw gegevens verwijderd, dan wel een minimale geanonimiseerde set aan persoonsgegevens bewaard om analyses te maken, zodat we het recruitmentproces kunnen verbeteren. 

Als wij je een aanbod tot indiensttreding doen en je dat accepteert, dan worden alle relevante persoonsgegevens, verzameld tijdens het recruitmentproces, opgenomen in jouw personeelsdossier. 

7. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik of openbaarmaking. We beperken de toegang tot jouw persoonsgegevens tot die medewerkers en derde partijen die deze informatie nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.  

8. Rechten

Je hebt bepaalde rechten met betrekking tot je persoonsgegevens, waaronder het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar tegen verwerking. Als je gebruik wilt maken van deze rechten of vragen hebt over hoe wij jouw persoonsgegevens verwerken, neem dan contact met ons op via de contactgegevens aan het einde van deze privacyverklaring. We trachten te reageren binnen 14 dagen.

Als je het niet eens bent met de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, kun je je wenden tot onze Functionaris Gegevensbescherming via fg@hotitem.nl. Met klachten kun je je ook wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/. 

9. Contactgegevens

Als je vragen of opmerkingen hebt over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens door Hot ITem, kunt je contact met ons opnemen via:

Hot ITem Groep

Adres: Danzigerkade 19, 1013 AP te Amsterdam

E-mail: werken@hotitemgroep.nl

Telefoon: +31 20 581 02 00

10. Wijzigingen in de Privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken om te kunnen blijven voldoen aan van toepassingen zijnde wetten of om wijzigingen in onze werkwijze weer te geven. We raden je aan deze privacyverklaring regelmatig te controleren op updates. De meest recente versie van deze privacyverklaring is altijd beschikbaar op onze website.

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op [02-05-2024].



___________________________________________________________________________________________________________________



Privacy statement Recruitment (English)

At Hot ITem Group, we take your privacy very seriously. This privacy statement describes how we collect, use, share and protect personal data as part of our recruitment and selection activities (hereafter referred to as recruitment process). We aim to be transparent about the processing of your personal data and to respect your privacy at all times.

When you share data with us because you are interested in working at the Hot ITem Group, the Hot ITem Group is the data controller of your data.

The Hot ITem Group consists of Hot ITem, Future Facts, Hot ITem Academy, HIBRID and DataTrust (hereinafter referred to as 'Hot ITem'), is located at Danzigerkade 19, 1013 AP in Amsterdam, registered with the Chamber of Commerce under number: 33297973.

1. Personal data collected

In order to carry out our recruitment process and inform candidates about potential opportunities within Hot ITem, we may collect the following categories of personal data:

• Name, address, gender, contact information (such as email address, phone number).

• Profile information such as resume, work history, educational background, skills and qualifications.

• Other information you voluntarily provide during the application process, such as cover letters, references and any additional information.

• Personal data provided by third parties, such as recruitment, assessment or screening agencies.

• During the search for suitable candidates, we may access and use public sources such as search engines and portions of social media that are not restricted to approach suitable candidates.

We do not process special personal data such as ethnic origin, health, union membership, political or religious beliefs, sexual orientation as well as other categories recognized by law as special personal data.

2. Incomplete or incorrect information

You are not required to provide all the information we request but doing so may result in your application possibly not being considered for the job you are applying for.

At Hot ITem, we value openness and transparency. We expect all candidates who apply to us to provide honest and complete information about their professional background, skills and qualifications. Providing incorrect or incomplete information may result in you not being considered for the job you are applying for.

3. Purpose of data processing

We process personal data for the following purposes:

• Recruitment and selection of suitable candidates for vacancies within Hot ITem.

• Communicating with candidates about vacancies, application progress and other relevant information related to Hot ITem's recruitment process.

• Improving our recruitment process by evaluating and analyzing how candidates respond to our job postings and application processes.

• Informing candidates about other opportunities within Hot ITem that may suit their profile and interests. 

4. Sharing of personal data

We may share your personal data with the following parties:

• Hot ITem internal employees involved in the recruitment process.

• External service providers who support us in recruitment activities, such as recruitment agencies, assessment specialists or HR software providers.

• If necessary and required by law, we may share personal data with government agencies or other third parties to comply with legal obligations or to protect our rights and property.

5. Pricinples in the processing of personal data

The basic principle is that we do not process more data than is strictly necessary for the purposes described above. Data may be processed both within the EU (European Union) and outside of it. Processing outside the EU takes place only if appropriate measures are taken to ensure that the processing takes place according to European rules (GDPR).

6. Retention periode

We will only retain your personal data for as long as is necessary to complete the recruitment process (for the duration of the recruitment process plus 4 weeks after the completion of the recruitment process for the position in question), unless you have consented to a longer retention period, or a longer retention period is required or permitted by law. If you consent to a longer retention period, you may withdraw your consent at any time at werken@hotitemgroep.nl.

The named retention period allows us to complete the recruitment process, address any disputes or queries and identify potential future opportunities for which you may be suitable. After the retention period, your data will either be deleted, or a minimal anonymized set of personal data will be retained for analysis purposes so we can improve the recruitment process.

If we make you an offer of employment and you accept it, all relevant personal data collected during the recruitment process will be included in your personnel file.

7. Security

We take appropriate technical and organizational measures to protect your personal data from unauthorized access, loss, misuse or disclosure. We restrict access to your personal data to those employees and third parties who need this information to perform their duties.

8. Your rights

You have certain rights regarding your personal data, including the right to access, rectification, erasure, restriction of processing, portability of data and objection to processing. If you wish to exercise these rights or have any questions about how we process your personal data, please contact us using the contact details at the end of this privacy notice. We aim to respond within 14 days.

If you disagree with the way we handle your personal data, you can contact our Data Protection Officer at fg@hotitem.nl. With complaints, you can also contact the Personal Data Authority at https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/. 

9. Contact information

If you have any questions or comments about this privacy statement or the processing of your personal data by Hot ITem, please contact us at:

Hot ITem Group

Address: Danzigerkade 19, 1013 AP te Amsterdam

E-mail: werken@hotitemgroep.nl

Telephone: +31 20 581 02 00

10. Changes to the privacy statement

We may update this privacy statement from time to time to stay in compliance with applicable laws or to reflect changes in our practices. We encourage you to check this Privacy Statement periodically for updates. The most recent version of this privacy statement will always be available on our website.

This privacy statement was last updated on [02-05-2024].